年賀状ソフトなしで無料で簡単に作る方法 エクセルとワードで宛名印刷!


年賀状を自分で作って印刷している人も多いと思いますが、意外とやっかいなのが住所録の作成と管理です。

私は前に使っていたパソコンにおまけの有料年賀状ソフトが入っていたのですが、パソコンを買い替えたことでそちらが使えなくなってしまいました。便利だったのに…。

しかし、パソコンにワードとエクセルさえ入っていれば誰でも簡単に無料で住所録を作成して印刷することができます!

「ソフトなしで年賀状の住所録を作って印刷する手順」を、必要最低限の項目にしぼってわかりやすくご紹介します。

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年賀状をソフトなしで作る方法は?

まず、大まかにどのような流れで年賀状を作成していくかご説明しますね。

★使うもの
・ワード(Word)  ⇒青色アイコン
・エクセル(Excel)⇒緑色アイコン

※Microsoft オフィス (Office) がインストールされたPCに入っています。

★大まかな手順
①ワードを使って、はがきの宛名面のデザインを決める
②エクセルを使って、年賀状を送る相手の名前や住所を入力していく
③エクセルに入力したデータを、1のワードに差し込みする
④差し込みしたはがき宛名面を印刷する

では、一つずつ順に進めていきましょう♪

ワードではがき宛名面の準備をする

※ここからの画面は、Word2016を使用しているので多少お使いのバージョンと異なる場合があります。

ワードを起動させて、【白紙の文書】から始めます。

上に並ぶメニューの【差し込み文書】をクリックし、次に【はがき印刷】をクリック、【宛名面の作成】を選択します。

「はがき宛名印刷ウィザード」というミニウィンドウが表示されるので、【次へ】をクリック。

【年賀/暑中見舞い】を選び、□背景にはがきを表示するに☑をつけて、【次へ】をクリック。

はがき宛名面の様式を選びます。お好みで構いませんが、一般的には【縦書き】ですね。

差出人の郵便番号を、郵便番号枠欄に印刷するか住所の上に印刷するかどうかも、お好みで選んでください。

宛名や差出人に印字する住所や名前のフォントを指定します。

ここで悩むのは時間がもったいないので、迷う場合は無難で一般的な「MS明朝」などを選ぶと良いですよ。

住所や宛名を縦書きにする場合、

□宛名住所内の数字を漢数字に変換する
□差出人住所内の数字を漢数字に変換する

は両方☑をつけておくことをお勧めしますが、住所内の数字を算用数字(1,2…)で印刷したい場合は☑を外します。

次に、差出人の住所や名前を宛名面に印刷するかどうかを選びます。

年賀はがきのイラストや写真と同じ面に印刷する場合は、宛名面に印刷する必要はないので☑は不要です。

宛名面に印刷する場合は、□差出人を印刷するに☑を入れて、自分やご主人の名前や住所を入力します。
※差出人を連名にしたい場合、後で入力可能なのでここでは代表の1名分のみ入力する。

次に、はがき宛名面に差し込みたい住所録のファイルを指定しますが、まだ作っていないので、【標準の住所録ファイル】を選び【Microsoft Excel】を指定します。

【次へ】→【完了】とクリックすれば、ウィザードは終了します。

この画面が出てきたら、【Sheet1$】を選択し、□先頭行をタイトル行として使用するに☑を付けて、【OK】をクリックします。

ここまで終わったら、1ステップ目は終了です。

名前をつけてわかりやすい場所(マイドキュメントやデスクトップなど)に保存します。

※最初にワードを開いたときに表示された「文書1」という何もしていない画面が残っていると思いますが、それは削除して問題ありません。

差出人住所欄を連名にする方法

差出人の名前が、自分やご主人だけになっているので、夫婦や家族の名前を連名で載せたい場合のやり方です。

差出人氏名(例では山田花子)の一番下にカーソルを当て(1クリック)、キーボードの【Enter】を押すと左に改行します。

名字部分には空白(スペース)を全角や半角で入れて、世帯主の名前と揃うように調整します。

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エクセルに住所録を入力していく

2ステップ目です。先ほど作っていたワードの仕様に合う宛名データ(住所録)をエクセルで作成します。

これから住所録を入力していくファイルが自動で作られているので探します。

※Windows10でMicrosoft Excel2016を使用したときの場合で説明しますが、似たような名前のフォルダを探してみてくださいね。

【PC】→【ドキュメント】内の【My Date Sources】フォルダーを開き、【Address20】を選択します。

開いたエクセル画面に、宛名面へ印字したい人の名前や住所をどんどん入力していきます。

最低限必要な場所は、【氏名(必要に応じて連名)】【郵便番号】【住所1(必要に応じて住所2~3)】のみです。

後から追加していくこともできますので、初めての挑戦で不安であれば、とりあえず2~3先入力してみましょう。

入力し終わったら、左上のフロッピーマークをクリックして上書き保存します。

これでステップ2は終了です。(下の注意を2つお読みください)

注意1 住所欄の数字は半角で!

ステップ1で進めた「はがき宛名印刷ウィザード」の途中で、住所や宛名を縦書きにする場合、

□宛名住所内の数字を漢数字に変換する
□差出人住所内の数字を漢数字に変換する

に☑をつけたと思います。

そのため、「1丁目」というように半角算用数字で入力しても、印刷の時には「一丁目」というように漢数字で表示されるようになります。

ただし、「1丁目」と全角算用数字で入力してしまうと、うまく変換されずにそのまま「1丁目」というように算用数字で表示・印刷されてしまうのです。

算用数字・漢数字どちらでも年賀状は間違いなく配達されると思いますが、統一感をもたせるためにも半角数字で入力していくのがオススメです。

※今回は試しに住所1はすべて半角の算用数字、住所2のアパート名を全角の算用数字で入力してみました。

注意2 連名が二文字の場合は間に半角スペースを入れる

見本でいう【郵便 太郎】さんの連名の【花枝】さんなど名前が二文字名の場合は、【花 枝】というように間に半角スペースを入れるのがおすすめです。

後で実際に差し込みをしてみるとわかるのですが、連名を二文字くっつけて入力してしまうと、太郎さんの横に並んだ時にバランスが崩れてしまうからです。

【竜太郎】というように連名が三文字の場合は必要ありませんが、二文字名の場合はぜひ一手間加えてくださいね。

ワードで作成した宛名面にエクセルデータを差し込む

3ステップ目です。1ステップで作成した宛名面に、2ステップで入力した住所録を差し込んでみます。

1ステップで作成して保存しておいたワードファイルを開きます。

このような画面が表示されますが、エラーではないので安心して【OK】をクリックして進んでください。

早速、1件目のデータが差し込みされて反映されていますね。

上に並ぶメニューの【はがき宛名面印刷】をクリックし、【データ】内にある左右向きの三角◀▶ボタンをクリックすると、1つ前や1つ後のデータを確認できます。

2ステップ目で注意した2か所のこと、憶えていますか?

住所2に入力したアパート名、全角数字で入力したので漢数字に変換されることなく「101号」となっていますね。

もし半角数字で入力していれば「一〇一号」と変換されていたはずです。

連名の【花枝】の間に半角スペースを入れて【花 枝】と入力していたことで、隣の太郎さんと綺麗に並んで表示されています。

ここまで確認できれば、ステップ3は終了です。

ワードファイルをハガキに印刷する

残るはステップ4、これを印刷するだけです。

上に並ぶメニューの【はがき宛名面印刷】をクリックし、【印刷】内にある【すべて印刷】もしくは【表示中のはがきを印刷】を選びます。

★すべて印刷を選ぶと…
エクセルに入力した住所録すべての宛名分が印刷されます。
★表示中のはがきを印刷を選ぶと…
現在、ワードの画面に表示されている宛名分1枚だけ印刷されます。

一通り印刷後、追加で住所録に加えた人や住所が間違っていた分などは、【表示中のはがきを印刷】で印刷することになりますね☆

【すべて印刷】を選んだ場合でも、次の画面で印刷する宛名の範囲を選択することができます。必要であればレコードを指定しましょう。

そのままプリンターが正しく選択されているか確認し、印刷を始めましょう。

必ず不要なハガキやハガキサイズの用紙を入れて、試し印刷をしてくださいね。

★確認する点
・ハガキの挿入向きに間違いないか
・印字が薄かったり、汚れたりしないか
・郵便番号が枠から大幅にはみ出ていないか  など

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まとめ

今回紹介した内容は必要最低限の基本的な項目になりますので、フォントを選びなおしたり、住所や氏名のサイズを変えたりは自由に行ってくださいね。

一つ注意点としては、今回作成したワードとエクセルのファイルは【差し込み印刷】という処理により結びついていますので、保存フォルダを変えたり、ファイル名を変更してしまうとエラーになってしまいます。

その方法は別記事で紹介しますが、最初の時点では極力いじらないようにしてくださいね。

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